Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung von NOVA verarbeitet werden, wozu, auf welcher Grundlage, wie lange — und wie Sie sie wieder löschen können. Stand: 13. September 2026.

1. Verantwortlicher

Jonathan Schreyer
Köschbitze 5
53639 Königswinter
E-Mail: jonathan@schreyermail.de

NOVA ist ein privates Projekt: Konzept und Prototyp eines digitalen Notariats. Es wird weder im Auftrag noch im Namen eines Arbeitgebers, eines Kunden oder einer Kanzlei betrieben. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Pflicht dazu besteht nicht.

2. Zweck und Rechtsgrundlage

NOVA ist ein Demonstrator, gebaut als Arbeitsprobe für eine Bewerbung. Er zeigt einen digitalen Notariatsprozess zum Ausprobieren. Es findet kein Echtbetrieb statt: Es werden keine Notariatsvorgänge bearbeitet, nichts beurkundet und nichts an ein Registergericht übermittelt.

Rechtsgrundlage aller hier beschriebenen Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, eine eigene Arbeitsprobe öffentlich vorzuführen, sie von Besucherinnen und Besuchern ausprobieren zu lassen und sie dabei sicher und missbrauchsfest zu betreiben. Für den Zugriff auf Ihr Endgerät durch technisch notwendige Cookies gilt zusätzlich § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Abschnitt 5).

Sie sind nicht verpflichtet, Daten einzugeben. Für den Durchlauf genügen die vorbereiteten Musterfälle, die ohne eigene Eingaben und ohne Upload auskommen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Die KI-Auswertung (Abschnitt 7) liefert Hinweise, die Entscheidung trifft in der Demo stets ein Mensch.

3. Aufruf der Seiten und Serverprotokolle

Bei jedem Aufruf verarbeitet der vorgeschaltete Webserver (Reverse Proxy) technisch notwendige Daten und schreibt sie in ein Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browserkennung (User-Agent) und die zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit der Browser sie übermittelt. Adressen, die einen persönlichen Zugangsschlüssel enthalten (Fortsetzungs- und Terminlinks), werden ohne diesen Schlüssel protokolliert.

Die Anwendung selbst führt ein technisches Fehlerprotokoll. Es enthält keine Dokumentinhalte, keine Formularinhalte, keine Zugangsschlüssel und keine vollständigen E-Mail-Adressen.

Zweck ist der sichere Betrieb: Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen. Beide Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

4. Zugangsschutz und Missbrauchsschutz

Die Anwendung ist durch ein Zugangswort geschützt. Das eingegebene Wort wird geprüft und nicht gespeichert. Damit das Wort nicht erraten und die Demo nicht überlastet werden kann, zählt die Anwendung Vorgänge je Zeitfenster: Fehlversuche am Zugang je IP-Adresse, Anforderungen eines Fortsetzungslinks je E-Mail-Adresse, alle übrigen Aktionen (etwa Uploads, Anlage von Vorgängen, KI-Auswertungen) je zufälliger Sitzungskennung. Diese Zählerstände werden nach spätestens drei Stunden gelöscht.

5. Cookies und Speicher im Browser

NOVA setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es gibt keine Analyse, kein Tracking, keine Werbung und deshalb auch keine Einwilligungsabfrage. Im Browser wird kein Dienst eines Dritten geladen — auch keine Schriften, Skripte oder Karten von fremden Servern.

• Zugang zur Demo (__Host-notarius_gate): merkt sich, dass das Zugangswort eingegeben wurde. Gilt bis zum Schließen des Browsers, höchstens 12 Stunden.
• Kanzleisicht (__Host-notarius_office): nur, wenn Sie in die Kanzleisicht wechseln; hält fest, wer in der Demo als Bearbeiter handelt. Gilt 8 Stunden.
• Ihr Vorgang (__Host-notarius_vorgang_…): ordnet einen von Ihnen angelegten Demo-Vorgang Ihrem Browser zu, damit nur Sie ihn weiterbearbeiten können. Gilt so lange wie der zugehörige Link: der Fortsetzungslink 14 Tage, der Terminlink bis 24 Stunden nach dem Termin.

Die Cookies enthalten keine Inhalte, sondern nur eine signierte Kennung. Zusätzlich legt die Anwendung im Sitzungsspeicher des Browsers zwei Merker ab (dass ein Upload-Hinweis bestätigt wurde, und die Bestätigung nach dem Zurücksetzen); sie verschwinden beim Schließen des Tabs.

6. Was Sie in der Demo eingeben und hochladen

Wenn Sie selbst einen Demo-Vorgang anlegen, verarbeitet NOVA die Angaben, die Sie eingeben: Anrede, Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse, Angaben zum Verein, Angaben zu Vorstandsmitgliedern (Name, Rolle, Geburtsdatum, Anschrift), die Zahlungsart-Auswahl, eine gewählte Terminzeit sowie hochgeladene Dokumente. Aus der Kanzleisicht entstehen Prüfvermerke, Rückfragen und ein Terminpaket als PDF. Jede fachliche Aktion wird im Vorgang protokolliert.

Bitte laden Sie ausschließlich Test- oder Musterdokumente hoch und geben Sie keine echten Daten Dritter ein. Derselbe Hinweis steht über jeder Uploadfläche. Die Demo prüft nicht, ob ein Dokument echt ist — eine solche Prüfung wäre selbst eine Verarbeitung.

Diese Daten liegen in der Datenbank und im Dateisystem des Servers (Abschnitt 9), bis die Demo zurückgesetzt wird (Abschnitt 10).

7. KI-Auswertung durch Anthropic — Übermittlung in die USA

Für die automatische Auswertung nutzt NOVA die Programmierschnittstelle (API) von Anthropic, PBC, San Francisco, USA. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung ist bei allen drei Funktionen per Anfrage auf die USA festgelegt. Welche Daten übermittelt werden, hängt von der Funktion ab:

• Dokumentenanalyse (Modell claude-opus-5): die vollständigen Inhalte der hochgeladenen Dokumente (PDF, JPG, PNG, unverändert) sowie der Formularstand des Vorgangs — Verein und erfasste Personen mit Name, Rolle, Geburtsdatum und Wohnort. Name und E-Mail-Adresse der Person, die den Vorgang angelegt hat, werden nicht übermittelt. Zweck: Angaben aus den Dokumenten auslesen, mit dem Formular abgleichen und Unstimmigkeiten mit Fundstelle markieren. Verarbeitung in den USA.
• Formulierungsvorschlag für Rückfragen in der Kanzleisicht (Modell claude-sonnet-5): die Kategorie der Rückfrage, die Vereinsbezeichnung und die Texte der KI-Befunde dieses Vorgangs. Diese Befundtexte können Namen aus den Dokumenten enthalten. Dokumente selbst, Name und E-Mail-Adresse werden nicht übermittelt. Verarbeitung in den USA.
• CV-Agent im Bereich „Kennenlernen“ (Modell claude-sonnet-5): die Fragen, die Sie dort eingeben, und der bisherige Gesprächsverlauf. Keine Vorgangsdaten, keine Dokumente. NOVA speichert die Fragen nicht. Verarbeitung in den USA.

Keine Speicherung beim Anbieter: Für NOVA ist bei Anthropic Zero Data Retention vereinbart. Die übermittelten Inhalte und die Antworten werden dort nach Abschluss der Anfrage nicht gespeichert, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht, und nicht zum Training von Modellen verwendet. Welches Modell eine Auswertung erzeugt hat, schreibt NOVA je Analyse mit.

Drittland: Die USA sind ein Drittland im Sinne der DSGVO. Eine Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU lässt sich bei diesem Anbieter nicht zusichern. Grundlage der Übermittlung sind die mit Anthropic im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Was das für die Löschung heißt: Eine erfolgte Übermittlung lässt sich nicht rückgängig machen. Das Zurücksetzen der Demo löscht die Ergebnisse und Zitate in NOVA; beim Anbieter ist wegen der Zero Data Retention nichts gespeichert, das zu löschen wäre.

8. E-Mail-Versand

Wenn Sie einen Demo-Vorgang anlegen, sendet NOVA E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse: den Link zum Fortsetzen, Eingangs- und Terminbestätigungen, Rückfragen der Kanzleisicht und Links zur Terminwahl. Die E-Mails enthalten Vorgangsnummer, Statusangaben und diese Links, keine Dokumente, und tragen einen sichtbaren Hinweis, dass sie aus einer Demo stammen. Absender ist nova@datenberater.de; versendet wird über einen eigenen Mailserver auf derselben Infrastruktur (Abschnitt 9). Die vorbereiteten Beispielvorgänge verwenden Adressen, an die nie etwas versendet wird.

Der Mailserver protokolliert den Versand (Zeitpunkt, Absender, Empfängeradresse). Versendete Nachrichten und diese Protokolle werden vom Zurücksetzen der Demo nicht erfasst; auf Anfrage werden sie gelöscht (Abschnitt 11).

9. Hosting

NOVA läuft auf eigenen virtuellen Servern, die auf gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland betrieben werden. Webserver, Anwendung, Datenbank, Dateiablage und Mailserver liegen auf dieser Infrastruktur. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

10. Speicherdauer und Löschung — „Demo zurücksetzen“

Es gibt keine Löschung einzelner Demo-Vorgänge nach Frist. Stattdessen ist „Demo zurücksetzen“ die Löschfunktion von NOVA:

• Sie steht hinter dem Zugang auf jeder Seite in der Kopfleiste und funktioniert ohne Kanzleisicht.
• Sie löscht alle in der Demo entstandenen Vorgänge vollständig — Angaben, hochgeladene Dateien, KI-Ergebnisse samt Zitaten, Terminpakete und Protokolle — und stellt den Ausgangsbestand mit erfundenen Beispielvorgängen wieder her.
• Das betrifft auch Vorgänge anderer Besucherinnen und Besucher. Ein einzelner Vorgang lässt sich nicht gezielt löschen; darauf weist der Bestätigungsdialog hin.
• Je Sitzung ist ein Zurücksetzen alle fünf Minuten möglich. Das ist eine kurze Wartezeit, keine Sperre.
• Zusätzlich setzt sich die Demo jede Nacht um 4:00 Uhr (deutsche Zeit) von selbst zurück — mit derselben Funktion und derselben Wirkung, hochgeladene Dateien eingeschlossen. Was Sie in der Demo eingeben oder hochladen, bleibt damit höchstens bis zur folgenden Nacht gespeichert.

Nicht vom Zurücksetzen erfasst werden: die Serverprotokolle (Löschung nach 7 Tagen, Abschnitt 3), die Zählerstände des Missbrauchsschutzes (nach spätestens drei Stunden, Abschnitt 4), versendete E-Mails und Versandprotokolle (Abschnitt 8) sowie Sicherungskopien: Die virtuellen Server werden täglich vollständig gesichert, zusätzlich auf einen getrennten Speicher desselben Hosters. Die Sicherungen werden nach einem festen Schema rotiert und nach spätestens zwölf Monaten gelöscht. Sie dienen allein der Wiederherstellung nach einem Ausfall; einzelne Demo-Vorgänge werden daraus nicht wiederhergestellt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Da die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Der schnellste Weg zur Löschung ist „Demo zurücksetzen“ (Abschnitt 10) — sofort und ohne Rückfrage. Für alle anderen Anliegen, auch für eine gezielte Löschung, wenden Sie sich an den Verantwortlichen (Abschnitt 1). Nennen Sie dabei nach Möglichkeit die Vorgangsnummer, damit sich Ihre Daten zuordnen lassen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes.

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