Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung von NOVA verarbeitet werden, wozu, auf welcher Grundlage, wie lange — und wie Sie sie wieder löschen können. Stand: 13. September 2026.

1. Verantwortlicher

Jonathan Schreyer
Köschbitze 5
53639 Königswinter
E-Mail: jonathan@schreyermail.de

NOVA ist ein privates Projekt: Konzept und Prototyp eines digitalen Notariats. Es wird weder im Auftrag noch im Namen eines Arbeitgebers, eines Kunden oder einer Kanzlei betrieben. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Pflicht dazu besteht nicht.

2. Zweck und Rechtsgrundlage

NOVA ist ein Demonstrator, gebaut als Arbeitsprobe für eine Bewerbung. Er zeigt einen digitalen Notariatsprozess zum Ausprobieren. Es findet kein Echtbetrieb statt: Es werden keine Notariatsvorgänge bearbeitet, nichts beurkundet und nichts an ein Registergericht übermittelt.

Rechtsgrundlage aller hier beschriebenen Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, eine eigene Arbeitsprobe öffentlich vorzuführen, sie von Besucherinnen und Besuchern ausprobieren zu lassen und sie dabei sicher und missbrauchsfest zu betreiben — und als Betreiber zu sehen, wie die eingeladenen Besucherinnen und Besucher die Demo nutzen (Abschnitt 6). Für den Zugriff auf Ihr Endgerät durch technisch notwendige Cookies gilt zusätzlich § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Abschnitte 5 und 6).

Sie sind nicht verpflichtet, Daten einzugeben. Für den Durchlauf genügen die vorbereiteten Musterfälle, die ohne eigene Eingaben und ohne Upload auskommen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Die KI-Auswertung (Abschnitt 8) liefert Hinweise, die Entscheidung trifft in der Demo stets ein Mensch.

3. Aufruf der Seiten und Serverprotokolle

Bei jedem Aufruf verarbeitet der vorgeschaltete Webserver (Reverse Proxy) technisch notwendige Daten und schreibt sie in ein Zugriffsprotokoll: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browserkennung (User-Agent) und die zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit der Browser sie übermittelt. Adressen, die einen persönlichen Zugangsschlüssel enthalten (Fortsetzungs- und Terminlinks), werden ohne diesen Schlüssel protokolliert.

Die Anwendung selbst führt ein technisches Fehlerprotokoll. Es enthält keine Dokumentinhalte, keine Formularinhalte, keine Zugangsschlüssel und keine vollständigen E-Mail-Adressen.

Zweck ist der sichere Betrieb: Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen. Beide Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

4. Zugangsschutz und Missbrauchsschutz

Die Anwendung ist durch ein Zugangswort geschützt. Das eingegebene Wort wird geprüft und nicht gespeichert. Damit das Wort nicht erraten und die Demo nicht überlastet werden kann, zählt die Anwendung Vorgänge je Zeitfenster: Fehlversuche am Zugang je IP-Adresse, Anforderungen eines Fortsetzungslinks je E-Mail-Adresse, alle übrigen Aktionen (etwa Uploads, Anlage von Vorgängen, KI-Auswertungen) je zufälliger Sitzungskennung. Diese Zählerstände werden nach spätestens drei Stunden gelöscht.

5. Cookies und Speicher im Browser

NOVA setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es gibt keine Werbung, keine Analyse- oder Trackingdienste Dritter und keine Nachverfolgung über andere Websites hinweg. Im Browser wird kein Dienst eines Dritten geladen — auch keine Schriften, Skripte oder Karten von fremden Servern. Welche Bereiche Sie nach dem Zugang nutzen, protokolliert NOVA selbst auf dem eigenen Server (Abschnitt 6); dafür wird kein zusätzliches Cookie gesetzt.

• Zugang zur Demo (__Host-notarius_gate): merkt sich, dass das Zugangswort eingegeben wurde, und trägt eine zufällige Besuchskennung, über die das Nutzungsprotokoll (Abschnitt 6) die Schritte eines Besuchs zusammenführt. Gilt bis zum Schließen des Browsers, höchstens 12 Stunden.
• Kanzleisicht (__Host-notarius_office): nur, wenn Sie in die Kanzleisicht wechseln; hält fest, wer in der Demo als Bearbeiter handelt. Gilt 8 Stunden.
• Ihr Vorgang (__Host-notarius_vorgang_…): ordnet einen von Ihnen angelegten Demo-Vorgang Ihrem Browser zu, damit nur Sie ihn weiterbearbeiten können. Gilt so lange wie der zugehörige Link: der Fortsetzungslink 14 Tage, der Terminlink bis 24 Stunden nach dem Termin.

Die Cookies enthalten keine Inhalte, sondern nur eine signierte Kennung. Zusätzlich legt die Anwendung im Sitzungsspeicher des Browsers zwei Merker ab (dass ein Upload-Hinweis bestätigt wurde, und die Bestätigung nach dem Zurücksetzen); sie verschwinden beim Schließen des Tabs.

6. Nutzungsprotokoll nach dem Zugang

Ab der Eingabe des Zugangsworts protokolliert NOVA, wie die Demo genutzt wird. Zweck: Als Betreiber möchte ich sehen, wie die eingeladenen Besucherinnen und Besucher die Arbeitsprobe nutzen — welche Bereiche aufgerufen und welche Demo-Schritte ausprobiert werden.

Erfasst werden: der Zeitpunkt der Anmeldung; die Zeitpunkte, zu denen Sie Bereiche und Seiten aufrufen (Adressen mit persönlichem Zugangsschlüssel nur ohne diesen Schlüssel); die Demo-Schritte, die Sie ausführen — etwa „Demo-Fall geladen“, „Dokument hochgeladen“ mit dem Dokumenttyp, „eingereicht“, „Termin gebucht“ oder die Vorgangsnummer eines selbst angelegten Vorgangs —; bei Fragen an den CV-Agenten nur die Anzahl der Zeichen; sowie eine grobe Geräteklasse wie „Desktop · Safari · macOS“, abgeleitet aus der Browserkennung.

Nicht erfasst werden: Ihre IP-Adresse, die vollständige Browserkennung, Ihre Eingaben (Namen, Anschriften, Formularinhalte, Suchbegriffe), Dokumentinhalte und Dateinamen sowie die Texte Ihrer Fragen an den CV-Agenten.

Verknüpfung: Die Schritte eines Besuchs werden über eine zufällige Besuchskennung zusammengeführt. Sie steht in dem ohnehin gesetzten, technisch notwendigen Zugangs-Cookie (Abschnitt 5); ein zusätzliches Cookie gibt es nicht, und im Browser läuft dafür kein Skript. Die Kennung gilt nur für diesen Besuch — eine erneute Anmeldung ergibt einen neuen Besuch. Besuche werden nicht miteinander verknüpft und nicht zu einem Profil über den einzelnen Besuch hinaus zusammengeführt.

Übermittlung: Zehn Minuten nach der Anmeldung erhalte ich als Betreiber eine Zusammenfassung des Besuchs per E-Mail (Zeitleiste mit den genannten Angaben). Sie wird über den eigenen Mailserver auf derselben Infrastruktur versendet (Abschnitte 10 und 11). Dritte erhalten diese Daten nicht.

Speicherdauer: Das Protokoll wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Es ist kein Demo-Bestand und wird deshalb vom Zurücksetzen der Demo nicht erfasst (Abschnitt 12). Die E-Mail mit der Zusammenfassung lösche ich ebenfalls spätestens nach 30 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt darin, als Betreiber einer Arbeitsprobe nachzuvollziehen, ob und wie sie genutzt wird, und sie danach zu verbessern. Ihre Interessen sind dabei gewahrt, weil nur ein kleiner, eingeladener Personenkreis Zugang hat, keine Eingaben und keine IP-Adressen erfasst werden, keine Dritten beteiligt sind und die Daten nach 30 Tagen gelöscht werden. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 13).

Zugriff auf Ihr Endgerät (§ 25 TDDDG): Eine Einwilligung wird für das Nutzungsprotokoll nicht eingeholt. Das Zugangs-Cookie ist für den von Ihnen gewünschten Zugang zur Demo technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Besuchskennung ist ein Bestandteil dieses einen Cookies; ein weiteres Cookie, ein Speicher im Browser oder ein Skript kommt nicht hinzu, und ausgewertet wird ausschließlich auf dem Server. Dass dafür keine Einwilligung eingeholt wird, beruht auf dem engen Rahmen: Zugang nur für eingeladene Personen mit Zugangswort, keine Profilbildung über den einzelnen Besuch hinaus, keine Weitergabe an Dritte, Löschung nach 30 Tagen — und ein Hinweis unmittelbar am Zugang, bevor Sie das Zugangswort eingeben.

7. Was Sie in der Demo eingeben und hochladen

Wenn Sie selbst einen Demo-Vorgang anlegen, verarbeitet NOVA die Angaben, die Sie eingeben: Anrede, Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse, Angaben zum Verein, Angaben zu Vorstandsmitgliedern (Name, Rolle, Geburtsdatum, Anschrift), die Zahlungsart-Auswahl, eine gewählte Terminzeit sowie hochgeladene Dokumente. Aus der Kanzleisicht entstehen Prüfvermerke, Rückfragen und ein Terminpaket als PDF. Jede fachliche Aktion wird im Vorgang protokolliert.

Bitte laden Sie ausschließlich Test- oder Musterdokumente hoch und geben Sie keine echten Daten Dritter ein. Derselbe Hinweis steht über jeder Uploadfläche. Die Demo prüft nicht, ob ein Dokument echt ist — eine solche Prüfung wäre selbst eine Verarbeitung.

Diese Daten liegen in der Datenbank und im Dateisystem des Servers (Abschnitt 11), bis die Demo zurückgesetzt wird (Abschnitt 12).

8. KI-Auswertung durch Anthropic — Übermittlung in die USA

Für die automatische Auswertung nutzt NOVA die Programmierschnittstelle (API) von Anthropic, PBC, San Francisco, USA. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung ist bei allen drei Funktionen per Anfrage auf die USA festgelegt. Welche Daten übermittelt werden, hängt von der Funktion ab:

• Dokumentenanalyse (Modell claude-opus-5): die vollständigen Inhalte der hochgeladenen Dokumente (PDF, JPG, PNG, unverändert) sowie der Formularstand des Vorgangs — Verein und erfasste Personen mit Name, Rolle, Geburtsdatum und Wohnort. Name und E-Mail-Adresse der Person, die den Vorgang angelegt hat, werden nicht übermittelt. Zweck: Angaben aus den Dokumenten auslesen, mit dem Formular abgleichen und Unstimmigkeiten mit Fundstelle markieren. Verarbeitung in den USA.
• Formulierungsvorschlag für Rückfragen in der Kanzleisicht (Modell claude-sonnet-5): die Kategorie der Rückfrage, die Vereinsbezeichnung und die Texte der KI-Befunde dieses Vorgangs. Diese Befundtexte können Namen aus den Dokumenten enthalten. Dokumente selbst, Name und E-Mail-Adresse werden nicht übermittelt. Verarbeitung in den USA.
• CV-Agent im Bereich „Kennenlernen“ (Modell claude-sonnet-5): die Fragen, die Sie dort eingeben, und der bisherige Gesprächsverlauf. Keine Vorgangsdaten, keine Dokumente. NOVA speichert die Fragen nicht. Verarbeitung in den USA.

Keine Speicherung beim Anbieter: Für NOVA ist bei Anthropic Zero Data Retention vereinbart. Die übermittelten Inhalte und die Antworten werden dort nach Abschluss der Anfrage nicht gespeichert, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht, und nicht zum Training von Modellen verwendet. Welches Modell eine Auswertung erzeugt hat, schreibt NOVA je Analyse mit.

Drittland: Die USA sind ein Drittland im Sinne der DSGVO. Eine Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU lässt sich bei diesem Anbieter nicht zusichern. Grundlage der Übermittlung sind die mit Anthropic im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Was das für die Löschung heißt: Eine erfolgte Übermittlung lässt sich nicht rückgängig machen. Das Zurücksetzen der Demo löscht die Ergebnisse und Zitate in NOVA; beim Anbieter ist wegen der Zero Data Retention nichts gespeichert, das zu löschen wäre.

9. Adresssuche mit Photon (komoot)

Wenn Sie eine Anschrift eintragen, schlägt NOVA ab drei eingegebenen Zeichen passende Adressen vor. Dazu leitet der Server von NOVA den Suchbegriff — und, soweit schon eingetragen, Postleitzahl und Ort — verschlüsselt an den Adressdienst Photon der komoot GmbH, Potsdam, weiter. Photon erhält nur diesen Suchbegriff und eine allgemeine Kennung von NOVA. Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser werden nicht übermittelt, weil nicht Ihr Browser, sondern der Server von NOVA die Anfrage stellt. Die Vorschläge beruhen auf Daten von OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende, Lizenz ODbL).

Genutzt wird die öffentliche Instanz von Photon; komoot sagt für sie keine Verfügbarkeit zu. Ist die Suche nicht erreichbar, tragen Sie die Anschrift von Hand ein — die Vorschläge sind ein Angebot und keine Voraussetzung. Wie komoot eingehende Anfragen verarbeitet, richtet sich nach den Datenschutzhinweisen von komoot.

NOVA speichert die Suchbegriffe nicht. Sie stehen in keinem Protokoll. Damit dieselbe Suche nicht erneut an Photon geht, liegen die Vorschläge höchstens zehn Minuten in einem Zwischenspeicher im Arbeitsspeicher des Servers; ein Neustart leert ihn. Gezählt wird nur die Zahl der Suchanfragen (Abschnitt 4). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschnitt 2); das berechtigte Interesse liegt zusätzlich in einer bequemen und fehlerarmen Eingabe von Anschriften.

10. E-Mail-Versand

Wenn Sie einen Demo-Vorgang anlegen, sendet NOVA E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse: den Link zum Fortsetzen, Eingangs- und Terminbestätigungen, Rückfragen der Kanzleisicht und Links zur Terminwahl. Die E-Mails enthalten Vorgangsnummer, Statusangaben und diese Links, keine Dokumente, und tragen einen sichtbaren Hinweis, dass sie aus einer Demo stammen. Absender ist nova@datenberater.de; versendet wird über einen eigenen Mailserver auf derselben Infrastruktur (Abschnitt 11). Die vorbereiteten Beispielvorgänge verwenden Adressen, an die nie etwas versendet wird.

Der Mailserver protokolliert den Versand (Zeitpunkt, Absender, Empfängeradresse). Versendete Nachrichten und diese Protokolle werden vom Zurücksetzen der Demo nicht erfasst; auf Anfrage werden sie gelöscht (Abschnitt 13).

11. Hosting

NOVA läuft auf eigenen virtuellen Servern, die auf gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland betrieben werden. Webserver, Anwendung, Datenbank, Dateiablage und Mailserver liegen auf dieser Infrastruktur. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

12. Speicherdauer und Löschung — „Demo zurücksetzen“

Es gibt keine Löschung einzelner Demo-Vorgänge nach Frist. Stattdessen ist „Demo zurücksetzen“ die Löschfunktion von NOVA:

• Sie steht hinter dem Zugang auf jeder Seite in der Kopfleiste und funktioniert ohne Kanzleisicht.
• Sie löscht alle in der Demo entstandenen Vorgänge vollständig — Angaben, hochgeladene Dateien, KI-Ergebnisse samt Zitaten, Terminpakete und Protokolle — und stellt den Ausgangsbestand mit erfundenen Beispielvorgängen wieder her.
• Das betrifft auch Vorgänge anderer Besucherinnen und Besucher. Ein einzelner Vorgang lässt sich nicht gezielt löschen; darauf weist der Bestätigungsdialog hin.
• Je Sitzung ist ein Zurücksetzen alle fünf Minuten möglich. Das ist eine kurze Wartezeit, keine Sperre.
• Zusätzlich setzt sich die Demo jede Nacht um 4:00 Uhr (deutsche Zeit) von selbst zurück — mit derselben Funktion und derselben Wirkung, hochgeladene Dateien eingeschlossen. Was Sie in der Demo eingeben oder hochladen, bleibt damit höchstens bis zur folgenden Nacht gespeichert.

Nicht vom Zurücksetzen erfasst werden: die Serverprotokolle (Löschung nach 7 Tagen, Abschnitt 3), die Zählerstände des Missbrauchsschutzes (nach spätestens drei Stunden, Abschnitt 4), das Nutzungsprotokoll (nach 30 Tagen, Abschnitt 6), versendete E-Mails und Versandprotokolle (Abschnitt 10) sowie Sicherungskopien: Die virtuellen Server werden täglich vollständig gesichert, zusätzlich auf einen getrennten Speicher desselben Hosters. Die Sicherungen werden nach einem festen Schema rotiert und nach spätestens zwölf Monaten gelöscht. Sie dienen allein der Wiederherstellung nach einem Ausfall; einzelne Demo-Vorgänge werden daraus nicht wiederhergestellt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Da die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Der schnellste Weg zur Löschung ist „Demo zurücksetzen“ (Abschnitt 12) — sofort und ohne Rückfrage. Für alle anderen Anliegen, auch für eine gezielte Löschung, wenden Sie sich an den Verantwortlichen (Abschnitt 1). Nennen Sie dabei nach Möglichkeit die Vorgangsnummer, damit sich Ihre Daten zuordnen lassen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes.

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